Domino-Mail akArchive Schnittstelle
Moderne Groupware löst auch das Problem papiergebundener Archivierung. Statt Bergen von Papier übernimmt zeitgemäße Elektronik Ablage, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten, die ihre aktive Bearbeitungsphase verlassen. Damit können direkt aus einer Lotus Notes-Umgebung heraus Dokumente archiviert und anschließend recherchiert werden. Die Notes-Datenbank wird auf diese Weise von nicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet, ohne dass auf einen schnellen und komfortablen Zugriff auf diese Daten verzichtet werden muss. So bleibt der Lotus Notes-Datenpool stets überschaubar und performant und gleichzeitig kann auf revisionssicher abgelegte Dokumente in Sekundenschnelle über inhaltliche Suchkriterien zugegriffen werden: Das Suchen nach der Stecknadel im Dokumenten-Heuhaufen ist Vergangenheit.

Die Lösung

Die Archivierung erfolgt unter Verwendung eines Domino Server-Tasks. Die Mails liegen komprimiert auf die lokale Festplatte des Domino-Servers. Als Front-End für die Archivierung wird ein Lotus Notes Client eingesetzt.

Domino-Mail akArchive kann an beliebige Lotus Notes Mail Datenbanken und Kundenbedürfnisse angepasst werden. Die Notes Dokumente werden aus den betreffenden Datenbanken in ein "Mail-In" - Datenbank via Mail transferiert und anschließend aus der Originaldatenbank gelöscht. Dieser Prozess wird durch einen Agenten oder einen Aktionsknopf ausgeführt. Verweisdokumente werden automatisch in der Datenbank abgelegt.

Domino-Mail akArchive bietet dem Anwender die Möglichkeit, das gewünschte Dokument aus dem Archiv zu holen, mit dem Notes-Client oder eingebauten Notes Viewer anzusehen und abzuhängen. Die Übertragung zum Client ist wieder durch den Mail Mechanismus des Domino-Server gesteuert.

Natürlich werden die Mails samt Images wahlweise im PDF umgewandelt!!.

Die Technischen Daten

Lauffähig mit Notes Versionen: 5.x, 6.x, 7.x, 8.x. 9.x

Software: Dedizierte Domino Server. Domino 'Server-Task' (ausführbares Programm).

Lotus Notes angepasste Mail-Schablonen. Lauffähig auf alle Windows Server Betriebsysteme.

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